26 april 2022

Niet het leukste onderwerp om mee bezig te zijn, maar wel belangrijk: de juridische aspecten die horen bij (online) communicatie met je klanten. En om je alvast uit de droom te helpen: ook als je geen webshop hebt moet je hier rekening mee houden.

Wij krijgen veel vragen over de juridische documenten die nodig zijn. Ook wordt er vaak gevraagd naar voorbeelden en “of wij het niet even kunnen regelen”. Dat laatste klinkt simpel, maar is onmogelijk om te doen:

  • Wij zijn marketeers en geen juristen, dus het is ons vakgebied niet.
  • Juridische documenten moeten precies aansluiten bij jouw bedrijf en ondanks dat vrijwel iedere gebruiker op ons platform tuinmeubels & geraniums verkoopt, is ieder bedrijf toch nét anders.
  • Dingen kunnen veranderen in jouw bedrijf en dat kan zijn weerslag hebben op juridische documenten.
  • Regels kunnen veranderen en afhankelijk van jouw bedrijf en werkwijze, moeten er dingen gewijzigd worden.

Kortom, wij kunnen het niet uit handen nemen. Wel helpen we je graag dus we hebben in dit blog een aantal tips & links gezet om je te helpen. We gaan in op de volgende onderwerpen:

  • Algemene voorwaarden tuinbranche
  • Herroepingsrecht webshop
  • Privacy policy
  • Cookie policy
  • Disclaimer
  • AVG & veiligheidschecklist

Helemaal onderaan het bericht hebben we nog een aantal bronnen en organisaties toegevoegd die je verder kunnen helpen. 

Algemene voorwaarden tuinbranche

De algemene voorwaarden zijn natuurlijk het belangrijkste (juridische) document en mogen niet ontbreken. In je algemene voorwaarden vermeld je hoe je omgaat met vragen & klachten en leg je uit hoe je te werk gaat.

Vrijwel alle Nederlandse tuincentra maken gebruik van de “Algemene Consumentenvoorwaarden voor het Tuincentrum”. Deze voorwaarden zijn door Tuinbranche Nederland in overleg met partners als de Consumentenbond samengesteld.

Maar wat als je in Vlaanderen gevestigd bent of niet aangesloten bent bij Tuinbranche Nederland? Je kunt dan online kijken naar een goed voorbeeld. Een bekende website die hierbij kan helpen is Rocket Lawyer. Wil je liever met een jurist overleggen, dan kun je iemand bij jou in de regio zoeken die hierbij kan helpen.

In het Garden Connect platform is de consument verplicht om akkoord te geven op jouw voorwaarden als hij een online bestelling wil plaatsen. Ook kunnen we de voorwaarden als PDF meesturen met de bevestigingsmails vanuit je webshop.

Herroepingsrecht webshop

Een ander belangrijk aspect betreft het retourneren van bestellingen (of het herroepen van een bestelling). Een aantal jaren geleden zijn hiervoor nieuwe regels opgesteld door de overheid. Je moet voor het afronden van de bestelling duidelijk maken hoe consumenten hun bestellingen kunnen retourneren.

Doe je dit niet, dan zijn de kosten voor het retourneren volledig voor jouw rekening. Ook heeft de consument dan een jaar(!) de tijd om zijn bestelling te retourneren. Je schouders ophalen voor dit onderwerp kan dus een dure vergissing worden!

Voor versproducten als planten & bloemen en kadokaarten gelden andere regels: het is logisch dat je een boeket niet laat retourneren, dus hier zijn uitzonderingen op bedacht.

Voor alle andere producten is het echter belangrijk dat je twee dingen goed organiseert:

  • Je vermeldt (heel) duidelijk op je website wat de mogelijke kosten zijn van het retourneren. Een voorbeeldzin om te gebruiken: “Het retourneren van tuinmeubels kan afhankelijk van het gewicht en de locatie ca. €150 kosten”.
  • Je stuurt een herroepingsformulier mee bij de bestelling. Dit kan middels een link in de e-mail.

Wil je meer weten over het herroepingsrecht, dan kun je eens kijken bij ICT Recht. Zij hebben hier veel informatie over beschikbaar én kunnen helpen als je vragen hebt.

Je kunt hier een template downloaden van een verzend- en retourbeleid wat je als startpunt kunt gebruiken, maar zorg er wel voor dat je deze goed nakijkt en aanpast aan jouw situatie en bedrijf.

Je kunt de informatie over het retourneren op een aparte pagina in je webshop zetten. Je kunt in het Garden Connect platform ook een PDF uploaden zodat dit netjes in de winkelwagen getoond wordt:

Bezoekers moeten dit verplicht aanvinken zodat je zeker weet dat ze het gelezen (kunnen) hebben. Dat voorkomt discussie achteraf.
 

Privacy policy

In een privacy policy vermeld je duidelijk wat je doet met persoonlijke gegevens van je klanten en website bezoekers, waarom je ze opslaat en hoe je dat doet. Met de introductie van de AVG wetgeving (zowel in Nederland als België) is het belangrijker om dit goed uit te leggen aan jouw klanten en website bezoekers.

Er zijn veel online tools te vinden die je kunnen helpen om een goede privacy policy op te stellen:

Als je de stappen op deze websites doorloopt, komt er een document wat je kunt gebruiken op jouw website. Je kunt ook onze template gebruiken als startpunt, maar let er op dat je het wel moet aanpassen naar de situatie van jouw bedrijf.

Normaliter zet je de privacy policy ergens in de footer van je website, zodat deze vanaf iedere pagina te bereiken is.

Zodra je gaat adverteren checken platforms als Google Ads of je wel een goede privacy policy hebt. Naast dat het wettelijk verplicht is, dwingen zij je dus ook de goede kant op. 

Cookie policy

Als we het over cookies hebben, hebben we het natuurlijk niet over Koekiemonster. Vrijwel iedere website gebruikt tegenwoordig cookies en met dank aan de Europese wetgeving wordt je platgegooid met cookie-meldingen als je een website opent.

Of het nut heeft weten we niet, maar een cookie policy & melding is wel verplicht om te plaatsen op je website. Je kunt via deze website eenvoudig een cookie policy genereren.

Houd er wel rekening mee dat een cookie policy bijgewerkt moet worden als je plugins van derden gaat gebruiken. Maak je vandaag je cookie policy en plaats je morgen een plugin van Instagram op je website? Dan is de kans groot dat je cookie policy niet meer klopt. 

Disclaimer

Een disclaimer is een verklaring die de correctheid van bepaalde informatie betwist. Op websites en andere documenten worden vaak disclaimers opgenomen om te verduidelijken welke informatie te vertrouwen is.

Een disclaimer vertelt website bezoekers dat ze niet uitsluitend moeten handelen op basis van wat ze op de site lezen. Het beschermt je ook tegen aansprakelijkheid als er iets misgaat of als er fouten staan in de verstrekte informatie.

Als je bijvoorbeeld stelt dat een plant tegen wat zon kan, kan een klant bij je terugkomen om te klagen over een plant die dood is gegaan door langdurige blootstelling aan zonlicht. Want hoeveel zon is ‘wat zon’?

Het is natuurlijk belangrijk om te weten dat disclaimers je niet beschermen tegen alle aansprakelijkheid. Toch is het een goed idee om een disclaimer op je website op te nemen.

Je kunt hier een sjabloon van een disclaimer downloaden of ga naar de lijst met bronnen onderaan deze pagina om een ​​website of partner te vinden die een op maat gemaakt beleid kan maken dat aan je wensen voldoet.
 

Handig: AVG & veiligheidschecklist

Om je te helpen te voldoen aan al deze regels hebben wij een AVG & veiligheidschecklist gemaakt. Je kunt deze openen via deze link. Als je deze checklist doorloopt - wat ongeveer 30 minuten zal duren - dan heb je een goed beeld van dingen die je op orde hebt of nog zou moeten doen.

In de checklist gaan we in op zaken als:

  • Beveiliging van je systemen, ook in je tuincentrum
  • Je webshop en de eisen die er wettelijk zijn
  • Het verwerken van klantgegevens

Deze checklist is gratis te gebruiken, maar we helpen alleen onze eigen klanten verder op weg na het invullen.

Als je de checklist afrondt kunnen we bovendien een goede cookie melding op je website tonen - dan is dat ook maar geregeld!

Handige websites & bronnen om te gebruiken

We hebben een aantal handige websites & bronnen op een rijtje gezet om je verder te helpen:

Er zijn natuurlijk genoeg andere websites en bedrijven die je kunnen helpen, maar met bovenstaande websites & organisaties zijn wij zelf bekend.
 

Geen juridisch advies

Houd er rekening mee dat wij je graag helpen, maar geen juristen zijn. Bij twijfel kun je het best een advocaat of jurist om advies vragen. Dit was dus onze disclaimer.

Juridische tips voor je tuincentrum website
Edwin Meijer

Dit artikel is geschreven door:

Edwin Meijer

Marketing director

Volg ons voor meer inspiratie

6 manieren om jouw tuincentrum webshop te optimaliseren

Ontvang onze exclusieve whitepaper

Kom erachter welke zes kansen er zijn in 2022 voor jouw webshop en hoe je deze eenvoudig kunt toepassen.  
 
Download
Garden Connect