Zo maken wij bij Garden Connect thuiswerken mogelijk

De overheid adviseert, met name in Brabant, om mensen thuis te laten werken. Vervelend, maar nu het voorjaar nog niet is losgebarsten valt de schade voor tuincentra hopelijk mee. Veel van onze klanten worstelen met thuiswerken, en toegegeven, het is ook lastig om dit door te voeren als je een tuincentrum hebt. 

Maar medewerkers die wél thuis willen of moeten werken kunnen gebruik maken van onze tips. Bij Garden Connect werkt vrijwel iedereen minimaal 1 dag in de week vanuit huis. Velen vinden het prettig om te doen en vinden de flexibiliteit die erbij komt kijken fijn. 

 

1. Gebruik Zoom.us

Je kunt elkaar bellen maar dat werkt niet altijd even lekker. Veel communicatie (ca. 80%) is non-verbaal dus het is wel fijn als je elkaar kunt zien. Met Skype hebben we een haat-liefde verhouding. Het werkt meestal fijn, maar je kunt lastig spontaan afspraken inplannen. 

Voor onze eigen online meetings gebruiken we www.zoom.us. De instapversie is gratis; je kunt je webcam en scherm delen en je hoeft niet allerlei ingewikkelde software te installeren. Je kunt met 1 klik deelnemen aan een overleg. Erg handig en het werkt meer dan goed: alle online meetings met klanten in Canada, Ierland en de UK doen wij via Zoom.us.

Klik hier om naar Zoom.us te gaan.

 

2. G Suite: Gmail

De tijd dat je Outlook opende op je computer is écht voorbij. Bij Garden Connect gebruiken we G Suite van Google voor onze e-mails. Daar zie jij als ontvanger niets van, maar dankzij G Suite kan je op ieder apparaat en op welke locatie je e-mails openen.

Het is volledig online en werkt als een trein. Het kost een paar tientjes per maand, maar dan hoef je nooit meer na te denken over back-ups, migraties of een gebrek aan opslagruimte. Je hebt namelijk onbeperkt de ruimte om je e-mails op te slaan. 

Klik hier om naar G Suite te gaan.

 

3. G Suite: Google Drive & Docs

Wij gebruiken Google Drive en Google Docs voor het opslaan van gegevens. Het komt standaard bij een G Suite abonnement dus als je overgaat met je e-mail, krijg je dit er automatisch bij. 

Al je bestanden staan online (in de Cloud) waardoor je er overal bij kunt.

Bij Garden Connect is er een verbod op Word- en Excel bestanden. We gebruiken Google Docs en Sheets. Daardoor hoef je nooit meer bijlagen te mailen en werkt iedereen in hetzelfde, actuele, bestand. Het werk efficiënter en je hoeft Microsoft Office niet aan te schaffen, dat scheelt weer in de kosten.

Klik hier om naar Gsuite te gaan.

 

4. Zoiper

Als laatste tool bevelen we Zoiper aan: een software programma waarmee je iedere laptop verandert in een telefoon. Onze Zoiper is gekoppeld aan onze telefooncentrale (die weer virtueel is, wij hebben dus geen kast in ons kantoor!). Daardoor kun je naar het Garden Connect kantoor bellen en kan vervolgens iedere collega opnemen vanuit huis.

Samen met een goede headset zorg je ervoor dat iedere medewerker goed bereikbaar is vanuit huis en dat je klanten te woord worden gestaan.

Bijkomend voordeel is dat alle collega's een eigen (intern) nummer hebben en elkaar gratis kunnen bellen. 

Klik hier om naar Zoiper te gaan.

 

5. Probeer de smartphone te vermijden

De valkuil die wij zelf ervaren is dat iedereen via zijn eigen telefoon gaat communiceren. Dat is soms niet te voorkomen, maar het is beter om de communicatie te faciliteren via tools zoals hierboven vermeld. Anders belandt allerlei informatie op de smartphone of tablet van je medewerkers, krijgen klanten of leveranciers het privé nummer van je collega's en ontaard het thuiswerken al snel in een communicatieve chaos.

Als je het toch wilt toelaten, gebruik dan web.whatsapp.com voor je communicatie. Dat werkt sneller dan typen op je smartphone.

 

Niet dat het bij Garden Connect perfect verloopt, maar we zijn een aardig eind op weg. Natuurlijk zijn er ook andere tools dan degene die wij gebruiken, maar in dit artikel wilden we je gewoon wat inspiratie en tips geven. Als je een vergelijking wilt van alle mogelijkheden en softwareprogramma's dan zijn er genoeg websites die dat doen. 

 

We hopen dat jij je voordeel kunt doen met onze tips & ervaringen en dat het thuiswerken niet ten koste gaat van de productiviteit. Succes!